第1回： “従業員ハンドブック”を見直すことの重要性
およそどの日系企業様にありましても、”Employee Handbook” と呼ばれるアメリカ版“会社の就業規則集”は一度は作成されたことがおありであって、会社の中のどこかに存在しているものと思います。 おそらくは、貴社の会社設立時に雇用労働法に詳しい弁護士が、会社をプロテクションするために作成したというものではないかと思われます。 つまりそのようにして弁護士が作った、Employee Handbook というものは、そこで働く従業員のために書かれたというよりは、難解な法律用語で固められた、読みにくく、社内で実際に活用するのに骨の折れる、敷居がやたら高い公文書のような色彩が濃いものであった可能性があります。
しかも何年もこのEmployee Handbook、すなわち従業員ハンドブックの見直しや改訂などを怠っておりますと、仮にこちらで著名な弁護士先生がお書きになったハンドブックであっても、法律がほぼ毎年のように変わってまいりますので、歳月が流れることによって、最新の雇用法に準拠していないハンドブックになってしまいます。 この際、何年も放置されていたハンドブックを一念発起のつもりで、全面的見直しを行い、ハンドブックを雇用者側と従業員側との間で血の通った、会社のコミュニケーション・ツールとしてアップグレードなされることをご提案させていただきたいと存じます。
新卒や一斉採用というような雇用習慣のまるでないアメリカの会社組織では、この従業員ハンドブックというのは、従業員が入社時に初めて会社を知ることのできる唯一の文書であるという位置付けになります。 ですから、従業員ハンドブックは、従業員全員が読む数少ない文書であるともいうことがいえるわけです。 そのような文書が、雇用者側の単なる法的防御の記述や就業規則の列記だけで終わってしまっているようでは、社内のせっかくのコミュニケーション・パイプを目詰まりさせてしまっているだけのように私の目には映ります。
この機会をうまく活用して、連邦と州との最新の雇用労働法に準拠した、会社の首尾一貫したポリシーが語られ、従業員が企業をよりよく理解し、モラルと士気、そして社内の生産性を高められるような内容のハンドブックに改訂することを目指してみませんか。 弊社の従業員ハンドブックに詳しいスタッフが、現存する貴社のハンドブックのレビューを行い、変更必要箇所や追加記述箇所を丁寧に洗い出してまいります。 どこをどう変更したり追加したりしたのか、あるいは削除したらよいのかを文書の履歴を残しながら、改訂させていただきますので、改訂箇所の記録が文書の中で明確に残ります。
ハンドブックの改訂は、社内のHR担当者が目を通して改訂作業を行うことももちろんできるのですが、この際フェアであることを期すためにも、社外のHRコンサルタントに依頼をして、第三者の目で見た公正な改訂を行うことをお勧めいたします。 それは長い目で見て会社にとりましても得策であると申せます。 社内だけでハンドブックの改訂を行う場合、ある特定のグループやポジションにいる人間に有利になるような改訂も社内だけであれば可能になってしまうわけです。このようなことを許さないためにも外部の信頼できる第三者機関に改訂を委ねるのがやはり望ましいやり方だといえます。
アメリカでは州が違えば、その州の雇用労働法も当然ながら違ってきます。 弊社では、貴社のあります州の最新の雇用労働法と照らし合わせながら、改訂を行います。 ハンドブックの改訂は別に弁護士でなければできないという規制はありませんが、最終的には、改訂されたハンドブックの最終見直しを雇用法専門の弁護士先生に見ていただき、法律的なお墨付きをもらうという品質保証プロセスをとることは非常に重要なことであるかと申せます。 法律の最終的なお墨付きをいただくだけであれば、高価な弁護士先生の時間チャージも長時間のチャージを避けることができますので、弁護士費用の賢い節約につながります。
ということで、弊社では、最低でも3年に1回程度の割合で従業員ハンドブックの見直しをお勧めしております。 ぜひともこのハンドブックの見直しならびに改訂作業につきまして、弊社、酒井（kenfskai@pacificdreams.org）までご連絡をいただけましたら幸甚でございます。 すぐに作業のお見積もりや納期のご回答をさせていただきます。何卒ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
Ken Sakai
President
kenfsakai@pacificdreams.org
お断り
上記記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、法的アドバイスと見なされるべき類のものではありません。ここに含まれている内容はあくまでも概括的なものであり、個人や企業の法的、または事実に基づく諸々の状況には必ずしも適合しないものかもしれません。 弊社は、法律事務所ではありませんので、何らかの法的行動を起こされるような場合には、必ず専門の弁護士にご連絡の上、ご相談してくださいますようお願い申し上げます。
|
