第16回：従業員に対するブログやSNSへの制限

いまや世の中では、個人で日記をつける代わりにブログを書くことは日常茶飯事のことになりましたし、Facebook やLinkedIn などのSNS（ソーシャル・ネットワークサービス）に自分のプロフィールを載せることもまた当たり前のことになりましたし、チャットする代わりにTwitter でコメントを書き入れたり、インターネット上で様々なフォーラムを主催したリ参加したりするのもごく普通のことになってきました。 しかし企業として十分注意をしなければならないのは、従業員が勤務時間内に会社のPCやネットワークシステムを使ってそれらブログやSNSに投稿するようなことを会社のポリシーにおいて明確に禁止することを打ち出すべきであるということです。 もちろんマーケティング部門で企業のPR活動の一環としてブログを作成してるのであれば、それは業務のうちですから、当然仕事として認められますが、個人的につくっているブログ記事、あるいは投稿する個人見解の記事の投稿などは、会社が出している従業員ハンドブックの中にもはっきりとしたポリシーを追加記載しておくことが必要となります。

なぜポリシーでブログやSNSへの書き込みを禁止すべきなのかというと、実はいろいろな理由が挙げられます。 まず、第一に会社での勤務時間を使って、会社とは関係のない個人的な活動をしているということになりますので、これはやはり問題となるわけです。 そして第二に、これはもっと深刻な問題になりうるのですが、会社内での企業秘密や得意先名などが、ブログを書いている本人が意識していようがいまいが、漏えいするリスクにさらされるということです。 また、企業秘密を漏らさないまでも、会社や上司、同僚たちの中傷や誹謗というのも、やはりブログの中であったとしても、決して書かれるべきことではありません。 また、他人の写っている写真などを許可無く無断で貼り付けるでもしようことなら、それは、アメリカで定められているいくつかのプライバシー保護法に抵触することにもなります。

このようなことを企業として会社ポリシーに明記しなければならないほど、ブログやSNSが職場まで浸透してきたのは、アメリカでもここ1,2年のことです。 また、企業サイドでも、例えば、従業員を採用する際に、バックグランド・チェック（身上調査）にインターネットを使うということも恐らく頻繁に行われるようになっているのが現実です。 そこで、インターネットを使ってチェックをするというような求人応募者への配慮と承認を事前に取ることは、やはり必要不可欠な手続きとなってきています。 ご存知かと思いますが、応募者に対してレファレンス・チェック（照会調査）やバックグランド・チェックをする際には、事前に本人からのそれらを行うことの承認のサインを取ることが企業側に義務付けられています。 その承認フォームについても、インターネット・サーチを含めた記述に早急にアップデートする必要があります。

多くの企業では、SNSのサイトやTwitter、あるいはブログなどに、自社内ネットワーク上では、一切アクセスすることが出来ないように社内での設定を設けています。 これは賢明なことだと思いますので、まだそのような設定をしていない企業は、ぜひ社内のITエンジニアにまずはご相談をしてみることをお勧めします。 インターネットの利用には、自社内である一定の制限を設けるということはきわめて必要なことであるかと申せます。 それは、企業として無法地帯のインターネットに自社内である程度の縛りを自ら作っていくということにほかなりません。 ただ、その縛りがあまりにも強すぎたりすると、今度は、別の問題、例えば、従業員個人のプライバシー侵害の問題にもかかわってまいりますので、そのような制限やポリシーの設定は、やはり専門家の目を通して行うことが賢明なやり方です。

さらに企業のコーポレートカルチャーや技術レベル、属している業界によって、それらの制限やポリシーは、当然変わり、決して同じではないということも云えるかと思います。 ひとつだけ共通して云えることは、アメリカの連邦雇用法である公民権法第7章に基づいた、企業としていかなる差別をも許さない、そして企業秘密を守るという点だけは、堅持すべきであるかと思います。 ぜひ皆様の会社で作成されているポリシー、特に従業員ハンドブックの中に記述のある、関連するポリシーの見直しをぜひともしてみてください。 弊社には、多くの参考文例を積み重ねておりますので、ぜひ一度、ご相談ください。 法律事務所と比べて安価で、かつお客様の企業文化に合わせ、カスタマイズしたサービスをご提供させていただくことをお約束します。

Ken Sakai
President & CEO
kenfsakai@pacificdreams.org